Administration Manager (m/w/d)

Willkommen bei der Variond Gruppe in Stuttgart, einem dynamischen Unternehmen im Immobilienbereich. Mit einem engagierten Team von 25 Mitarbeitern streben wir danach, unsere Abläufe kontinuierlich zu standardisieren und zu optimieren, um unsere Geschäftstätigkeiten skalierbar zu machen. Wir schätzen Fachleute, die mit systematischem Denken und einer strukturierten Arbeitsweise dazu beitragen, unsere Betriebsprozesse zu verstetigen und die Effizienz zu steigern.

Wenn du die Fähigkeit besitzt, nachhaltige Systeme zu entwickeln, die unsere Arbeitsweise prägen und verbessern, und wenn du nach einem Umfeld suchst, in dem proaktive und präzise Arbeit geschätzt wird, dann bist du bei uns genau richtig.

Deine Mission & Deine Aufgaben:

Als unser Administration Manager wirst du das Herzstück unseres täglichen Betriebs. Du bringst Struktur & Ordnung in das Chaos und sorgst dafür, dass unser Büro nicht nur funktioniert, sondern exzellent läuft.

Du übernimmst:

Büroorganisation: Übernimm die vollständige Verantwortung für alle Aspekte der Büroverwaltung.

Operative Unterstützung: Sei die treibende Kraft bei der Umsetzung aller relevanten Unternehmensprojekte.

Fuhrparkmanagement: Vertragsverwaltung, Wartung, Instandhaltung und Versicherungen unserer Fahrzeuge.

Eventmanagement: Planung und Leitung sämtlicher Teamevents.

Finanzielle Verwaltung: Unterstütze unser Rechnungswesen durch die Verwaltung von Spesen, Verträgen und vorbereitender Buchhaltung.

Das zeichnet dich aus:

Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vorzugsweise ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft/BWL.

Erfahrung: Du bringst mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen mit.

Proaktive Herangehensweise: Du liebst es, Initiativen zu ergreifen und Verbesserungen zu implementieren und hast eine proaktive Herangehensweise an das Management des Bürobetriebs.

Organisationstalent: Du liebst Ordnung und Struktur & Qualität ist dein Markenzeichen. Deine systematische Vorgehensweise und ein gutes Zeitmanagement führen zu exzellenten Arbeitsergebnissen.

Kommunikationsfähigkeit: Du bist ein kommunikativer Mensch, der es versteht, mit verschiedenen Persönlichkeiten effektiv zusammenzuarbeiten.

Detailorientierung: Du hast einen Blick fürs Detail und findest stets Verbesserungspotenzial.

Anpassungsfähigkeit: Du bist flexibel und kannst dich schnell auf neue Situationen einstellen.

Unterstützung: Du bist die verlässliche Anlaufstelle für deine Kollegen und hast Freude daran, den Arbeitsalltag für alle zu erleichtern.

Erscheinungsbild: Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein angenehmes Arbeitsumfeld sind dir wichtig.

Was erwarten wir, was ist bei uns anders?

Bereit für echte Herausforderungen?

Unser Unternehmen ist lebendig und wächst schnell – und ja, bei uns geht es manchmal chaotisch zu! Wir suchen jemanden, der mitten im Geschehen die Ärmel hochkrempeln möchte. Du wirst von Anfang an gefordert sein, eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen, von der Bestellung von Büromaterial bis hin zur Optimierung unserer Prozesse.

Wenn du ein Auge fürs Detail hast, gerne Ordnung ins Chaos bringst und das Potenzial dieser Position erkennst, dann hast du hier die Chance auf einen Arbeitsplatz, der nicht nur eine Stelle ist, sondern eine berufliche Heimat fürs Leben bieten kann. Bei uns kannst du wirklich einen Unterschied machen und, während wir wachsen, wachsen auch deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Präsenz und Eigeninitiative:

Wir erwarten von unserem zukünftigen Administration Manager, dass er die tägliche Büroorganisation effektiv vor Ort managt. Während die Möglichkeit besteht, gelegentlich im Home Office zu arbeiten, liegt der Schwerpunkt auf der Präsenz im Büro, um den Betrieb reibungslos zu halten und als direkte Ansprechperson für unser Team und das Management zu fungieren.

Selbstgesteuerte Entwicklung:

Unser Unternehmen bietet das Spielfeld für Deine berufliche Entwicklung, aber das „Spiel“ musst du selbst machen. Persönliche und berufliche Weiterentwicklung liegt in Deiner eigenen Verantwortung. Wir suchen jemanden, der eigeninitiativ nach Möglichkeiten zur Verbesserung sucht und sich kontinuierlich weiterentwickelt, indem er Herausforderungen annimmt und sich in neue Aufgabenbereiche einarbeitet.

Karriere & Möglichkeiten: Nach der Einarbeitungsphase und mit zunehmenden Kenntnissen über die Unternehmensstruktur wird erwartet, dass du schrittweise mehr Verantwortung für das tägliche Management übernimmst und eine zentrale Rolle im Büro einnimmst. Du wirst die Möglichkeit haben, eine Schlüsselposition im operativen Betrieb zu spielen und direkt zur Optimierung unseres Arbeitsumfeldes einen Beitrag zu leisten.

Tools & Systeme:

Wir erwarten, dass du routiniert mit einem MacBook und Microsoft-Anwendungen wie Excel und PowerPoint umgehen kannst. Du wirst in unser speziell angepasstes CRM-System eingearbeitet und solltest ebenfalls in der Lage sein, dich schnell in weitere Tools und Ablagesysteme einzuarbeiten und hast Spaß daran, neue Anwendungen auszuprobieren.

Umsetzung:

Wir suchen eine Person, die nicht nur Pläne entwickelt, sondern diese auch effektiv umsetzt und Ergebnisse liefert, die den Erwartungen entsprechen und das Unternehmen voranbringen. Es ist uns wichtig, dass du proaktiv handelst und konkrete Erfolge erzielst.

Du solltest dich nicht bewerben wenn…

…du erwartest, dass das Unternehmen alle Probleme für dich löst. Wir brauchen Teammitglieder, die aktiv Probleme angehen, eigene Lösungen entwickeln und bereit sind, Verantwortung zu übernehmen. Wenn du dazu neigst, nur Herausforderungen zu sehen, ohne eigene Initiative zu zeigen, oder einfach nur Vorteile erwartest, ohne einen Beitrag zu leisten, dann ist diese Position nicht die richtige für dich.

Du arbeitest eng mit der Führungsebene zusammen und von dir wird viel erwartet. Wenn du bereit bist, dich kontinuierlich zu reflektieren und jeden Tag dazuzulernen, dann bist du bei uns genau richtig.